Duikvaker 2025

Informatie voor Exposanten

1. Organisatie en Correspondentie

The Exhibition Company bv

030 666 63 58
info@exhibitioncompany.nl
www.exhibitioncompany.nl

2. Contactpersoon

Patrick van Brienen is de contactpersoon van The Exhibition Company BV.

3. Beurslocatie

Locatie:

Duikvaker wordt georganiseerd in:

Expo Houten
Meidoornkade 24,
3992 AE Houten.

Lees meer

4. Opbouw

Opbouwtijden:

  • Donderdag 30 januari 2025
    08:00 - 18:00 uur
  • Vrijdag 31 januari 2025
    08:00 - 18:00 uur
Lees meer

5. Beursperiode

Openingstijden:

  • Zaterdag 1 februari 2025:
    10:00 - 18:00 uur
  • Zondag 2 februari 2025:
    10:00 - 17:00 uur

6. Afbouwtijden

Afbouw:

  • Zondag 2 februari 2025:
    17:30 - 22:00 uur

De beursvloer moet volledig leeg zijn om 22:00 uur.

7. Bouwhoogte

De maximale bouwhoogte voor hallen 1 t/m 4 is 5 meter.

8. Richtlijnen

standbouw en inrichting

Er zijn specifieke richtlijnen voor het inrichten van stands, zoals de vereisten voor eilandstands, kopstands, hoekstands en tussenstands.

Lees meer

9. Deelnamepakket

Elke exposant ontvangt een deelnamepakket met onder andere 5 gratis gasten op de gastenlijst en exposantenbadges.Bovendien plaatsen we je logo op de website en plaatsen we je nieuws op de website en in de nieuwsbrief

10. Bevestiging

De bevestiging van je beursdeelname bevat een overzicht van je bestellingen. Lees deze goed door. Je stand wordt geleverd conform de bevestiging.

11. Standbouw

Heb je geen eigen standbouw, dan kunnen wij standbouw voor je plaatsen. Je kiest uit standaard of budget standbouw.

Lees meer

12. Halindeling

De actuele halindeling is te bekijken via: plattegrond25

13. Parkeren

Parkeren is voor exposanten en bezoekers gratis. Je hebt geen parkeerkaart nodig tijdens de opbouw of tijdens het houden van de beurs.

14. Toegangspasjes

Per 5m2 standruimte ontvang je 1 toegangsbadge, met een minimum van 3 en een maximum van 15 badges.

Lees meer

15. Gastenlijst

Elke exposant kan tot 5 gasten op de gastenlijst plaatsen. Gasten moeten uiterlijk op 29 januari 2025 aangemeld zijn.

Lees meer

16. Hotel

Exposanten kunnen overnachten in Hotel Van der Valk, vlakbij Expo Houten. Reserveer op tijd. Het hotel is tijdens de Duikvaker doorgaans volledig volgeboekt. Link: Hotel Houten

17. Bestellingen

Extra meubilair, groenvoorziening, stroompunten en meer, kun je bestellen via onze webshop: shop.duikvaker.nl.

Lees meer

18. Wi-Fi

Exposanten en bezoekers kunnen gebruikmaken van gratis Wi-Fi tijdens de beurs.

19. Verzekering

De organisatie van de beurs is niet aansprakelijk voor schade of diefstal. Zorg voor een eigen verzekering.

20. Lezingen

Wil je een lezing verzorgen? Neem contact op met de organisatie om een tijd in te plannen.

Lees meer

21. Geluidsoverlast

Exposanten kunnen geen activiteiten organiseren die geluidsoverlast of andere vormen van overlast veroorzaken voor collega-exposanten.

22. Ophangpunten

Gebruik van plafond en dakspanten

Materialen aan het plafond of dakspanten in de hal ophangen is niet toegestaan zonder toestemming. Rigging/ophangpunten kun je aanvragen via de organisatie van Duikvaker.

23. Wand en vloer

Het is niet toegestaan in de vloeren, muren of standwanden te boren of te plakken. De beursvloer kan maximaal belast worden met 400 kg per m2.

24. Uitdelen folders

Het uitdelen van folders is alleen toegestaan in of direct voor je eigen stand. Elders op de beursvloer is dit niet toegestaan.

25. Beursnieuws

Heb je nieuws over de beurs? Stuur dit naar de organisatie en het wordt geplaatst op de website en sociale media.

26. Factuur

De deelnamefactuur wordt in december verstuurd.

27. Afvalverwerking

BELANGRIJK! Exposanten moeten zorgdragen voor een milieuvriendelijke afvalverwerking en het gebruik van herbruikbare materialen waar mogelijk.

Lees meer

28. Deadlines

Datum Actie
29 januari 2025 Genodigden op de gastenlijst plaatsen
17 januari 2025 Bestellingen doorgeven voor de stand
9 januari 2025 Definitieve vermelding op de deelnemerslijst
×

Beurslocatie

Duikvaker wordt georganiseerd in Expo Houten, Meidoornkade 24, 3992 AE Houten. In beurszalen 1, 2, 3 en 4 ligt vast tapijt op de vloer (kleur antraciet). De vloeren mogen maximaal belast worden met 400 kg per m². Het is niet toegestaan om in vloeren te boren, spijkeren of plakken. Bij schade aan vloeren wordt het schadebedrag aan de exposant doorbelast.

×

Opbouw en inrichten standruimte

De opbouwtijden zijn als volgt: Donderdag 30 januari 2025 van 08:00 tot 18:00 uur en vrijdag 31 januari 2025 van 08:00 tot 18:00 uur. Het is raadzaam om eigen (hand)karren of steekwagens mee te nemen, aangezien de organisatie geen transportmiddelen beschikbaar heeft. Laden en lossen kan aan de zijkant en achterzijde van het gebouw (Wilgenkade). Het is niet toegestaan om voertuigen het gebouw binnen te rijden. Direct voor en naast het beursgebouw is voldoende gratis parkeerruimte beschikbaar. De hoofdentree is niet toegankelijk met een pompwagen en rolkarren.

De organisatie van Duikvaker en Expo Houten zijn niet verantwoordelijk voor het ontvangen en bewaren/opslaan van goederen en (post)zendingen. Als je materialen in Expo Houten laat afleveren, meld dit dan schriftelijk en vooraf bij de organisatie via info@exhibitioncompany.nl. Vermeld duidelijk de beursnaam, contactpersoon/exposant op de verpakking. De organisatie ondertekent geen ontvangstdocumenten. Zorg dus dat je zelf aanwezig bent als de goederen worden aangeboden.

Opmerkingen over de opbouw:
Op donderdag en vrijdag kun je gebruik maken van de deuren 1, 2, 3, 6, 7 en 8 voor laden en lossen. Op zaterdagochtend 1 februari 2025 zijn alleen deuren 2 en 3 nog geopend. Zorg ervoor dat je stand op tijd gereed is.

×

Richtlijnen standbouw en inrichting

De beursvloer wordt ingericht door The Exhibition Company met een professionele uitstraling in gedachten. Binnen je standruimte mag je grotendeels je product of dienst presenteren zoals gewenst, maar er zijn enkele beperkingen.

Het is niet toegestaan om felgekleurde aanbiedingsborden te gebruiken of te werken met knijpers of lijm-/bouwklemmen. Het is niet toegestaan om buiten de standruimte aan branding te doen of folders uit te delen buiten je eigen stand.

De standaard bouwhoogte van een stand is 2.50 meter. Voor stands die hoger gebouwd worden, is schriftelijke toestemming van de organisatie nodig. Het doorzicht van de beursvloer en zicht op omliggende stands mogen niet belemmerd worden. Delen die gevaar kunnen opleveren, zoals scherpe, uitstekende delen, moeten doeltreffend worden afgeschermd. Ontsierende zaken zijn niet toegestaan.

Specifieke regels voor standtypes:

  • Eilandstands: Aan vier zijden begrensd door paden. Het ontwerp mag maximaal 50% van elke zijde dichtbouwen, met een maximum van 5 meter.
  • Kopstands: Drie zijden grenzen aan gangpaden; een achterwand is vereist. Zijkanten moeten open blijven.
  • Hoekstands: Twee zijden grenzen aan gangpaden; een achterwand en een zijwand zijn vereist.
  • Tussenstands: Eén zijde grenst aan een gangpad; achter- en zijwanden zijn vereist.
×

Standbouw opties

Deelnemen aan Duikvaker kan met standaard of budget standbouw. Beide stands omvatten witte wanden, een frieslijst met bedrijfsnaam, een stroompunt van 3kw/220v en verlichting.

Budget standbouw: Standaard elementen zoals wanden en een stroompunt. Extra meubilair of opslagruimte kan worden besteld via de webshop: shop.duikvaker.nl.

Standaard standbouw: Inclusief een tafel met vier stoelen, een balie met kruk en een opbergruimte van 1x1 meter.

×

Toegangspasjes/badges

Per 5 m² gehuurde standruimte ontvang je één toegangsbadge, met een minimum van drie badges en een maximum van 15 badges.

Met deze badges heb je toegang tot de beurs op zaterdag en zondag van 08:00 tot 18:00 uur. De badges moeten zichtbaar worden gedragen. Extra badges kunnen worden besteld voor €14,00 exclusief btw.

Badges kunnen vanaf 1 december 2024 worden aangevraagd. Je ontvangt hiervoor een e-mail met de link naar het online formulier.

×

Gastenlijst

Elke exposant heeft de mogelijkheid om maximaal 5 gasten gratis op de gastenlijst te plaatsen. Deze gasten moeten uiterlijk op woensdag 31 januari 2025 aangemeld zijn.

Je kunt je gasten aanmelden vanaf 1 december 2024. Je ontvangt hiervoor een e-mail met de link naar het online formulier.

×

Bestellen beursmateriaal

Beursmateriaal kan worden besteld via de website shop.duikvaker.nl. Dit omvat elektra-aansluitingen, meubilair, groenvoorziening en meer.

Nadat je je bestelling hebt geplaatst, ontvang je een bevestiging. Bestellingen worden tijdens de opbouw door onze leveranciers geleverd.

Houd er rekening mee dat bepaalde items zoals meubilair en groenvoorzieningen vaak niet meer beschikbaar zijn tijdens de opbouw. Bestel dus op tijd.

×

Lezingenl

Zoals ieder jaar hebben we op Duikvaker 2025 weer een doorlopend programma met inspirerende presentaties. Inmiddels zijn er al een paar mooie presentaties vastgelegd. Exposanten van Duikvaker kunnen ook gebruikmaken van de presentatieruimtes op de beursvloer. Het geven van een presentatie biedt je de mogelijkheid om specifieke kennis te delen met een enthousiaste groep duikers.

De presentaties duren ongeveer 30 minuten (maar korter mag natuurlijk ook) en kunnen gaan over diverse onderwerpen die interessant zijn voor onze bezoekers. Denk hierbij aan: Inspirerende reisbestemmingen, onderwaterfotografie-en filmtechnieken, innovatieve duikmaterialen, opleidingen, de natuur onder water etc.

Presentatie afbeelding

Je kunt ervoor kiezen om zelf te presenteren of een spreker namens jouw bedrijf af te vaardigen. Wil je een presentatie geven? Meld je dan eenvoudig aan door ons een e-mail te sturen via info@duikvaker.nl en stuur ons de volgende informatie:

  • Naam van de spreker
  • Biografie van de spreker – Een korte achtergrond van de spreker
  • Titel van de presentatie
  • Omschrijving van de presentatie – Een duidelijke omschrijving die het publiek aanspreekt
  • Foto – Deze wordt gebruikt voor promotie en komt op het scherm bij de presentatieruimte
  • Foto van de spreker

Met deze gegevens kunnen we jouw presentatie bekend maken via onze website, social media en in de nieuwsbrief en zorgen we ervoor dat bezoekers goed geïnformeerd zijn.

Presentatie afbeelding

Volledig ingerichte theaters

We delen je presentatie op beide beursdagen in. De theaters zijn voorzien van alle benodigde faciliteiten, met verlichting, geluid en een groot scherm. Je kunt je eigen laptop meenemen, maar je kunt ook gebruikmaken van onze apparatuur – alles is aanwezig, zodat jij je op de inhoud kunt richten.

Wil je een presentatie geven tijdens Duikvaker? Stuur ons een e-mail via info@duikvaker.nl met de benodigde gegevens. Heb je vragen over de presentaties? Neem dan contact met ons op.

×

Afvalverwerkingsreglement

ContainerAfval

In samenwerking met Expo Houten, streeft de organisatie van Duikvaker 2025 ernaar om de beurs op een milieuvriendelijke manier te laten verlopen. We verzoeken alle exposanten en standbouwers om bij te dragen aan het voorkomen van afval en het bevorderen van duurzaamheid tijdens de opbouw, het evenement zelf en de afbouw. Onderstaand vindt u de richtlijnen voor afvalverwerking en -beheer tijdens Duikvaker 2025.

Verantwoordelijkheid voor Afvalbeheer

Alle exposanten en standbouwers zijn verplicht om afvalproductie zoveel mogelijk te vermijden. Dit houdt in:

  • Gebruik van milieuvriendelijke en herbruikbare materialen voor de standbouw.
  • Minimalisatie van verpakkingsmaterialen en andere afvalstromen.
  • Correcte afvoer van afval.

Afvoer

Het is toegestaan om afval zelf mee terug te nemen en af te voeren na de opbouw, tijdens de beurs en na afloop van de afbouw. Is dit niet mogelijk, dan bieden wij containers aan.

Gebruik van Afvalcontainers

Exposanten kunnen containers bestellen voor de afvoer van hun afval. De containers zijn gratis beschikbaar, maar de kosten voor de inhoud worden in rekening gebracht. Let erop dat containers uitsluitend worden gevuld met de aangegeven afvalsoorten.

Verplichte Afvalscheiding

Het correct scheiden van afval draagt bij aan lagere verwerkingskosten en een milieuvriendelijke afhandeling. De volgende afvalstromen dienen apart te worden verzameld:

  • Papier en karton: € 150 per m³ container
  • Restafval: € 150 per m³ container

Niet-gemeld Afval

Voor afval dat is achtergelaten na afloop van de beurs en waarvoor geen container is besteld, wordt een verhoogd tarief gehanteerd van € 200 per container van 1 m³.

Eindcontrole Standruimte

Na afloop van de afbouwperiode vindt een eindcontrole plaats. Achtergebleven materialen worden zonder verdere waardebepaling op kosten van de exposant verwijderd.